Segreteria

Fornisce assistenza e supporto all'Assemblea dei Sindaci, al Consiglio e al Segretario Generale per tutte le funzioni attribuite dalla legge, dallo statuto e dai regolamenti.
Assicura la redazione delle deliberazioni dell'ente e la conservazione degli originali.
Assicura attività di assistenza e supporto al Responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza e per gli adempimenti relativi al controllo successivo di regolarità amministrativa.
Presidia la casella di posta elettronica dedicata all'Accesso civico.
Cura tutti gli adempimenti relativi al procedimento di individuazione e nomina del Segretario Generale.
Assicura l'adeguamento del Regolamento per il funzionamento del Consiglio e dell'Assemblea dei Sindaci.
Garantisce assistenza e supporto al Segretario Generale per tutti gli adempimenti previsti dal procedimento per le elezioni di secondo grado del Presidente della Provincia e del Consiglio provinciale disciplinati dalla legge n. 56/2014.
Cura gli adempimenti di competenza dell'Ufficio elettorale e del Seggio elettorale.
Assicura l'autenticazione delle sottoscrizioni delle liste elettorali per tutte le elezioni locali, regionali, nazionali e per i referendum.
Predispone gli atti consiliari di proclamazione e convalida degli eletti con relativi adempimenti propedeutici e successivi.
Cura, attraverso l'Urp, le relazioni con la generalità degli utenti:
⁻ accogliendo il pubblico nel front office appositamente attrezzato anche per l'accesso ai disabili;
⁻ utilizzando lo strumento della comunicazione via e-mail, attraverso lo scambio epistolare immediato;
⁻ rispondendo al Numero Verde gratuito, assistito da segreteria telefonica negli orari di non presidio, ed alle comunicazioni inviate tramite Fax Verde.
Fornisce risposta a richieste di informazioni, suggerimenti e reclami relativi ai servizi della Provincia e, attraverso contatti con gli altri Urp e con l'aiuto dei siti di altre istituzioni, anche su servizi di altri Enti (Comuni, Regione, Anas, Consorzi, ecc).
Svolge attività di accoglienza e prima informazione dei contribuenti in materia di canoni provinciali, in collaborazione con i servizi viabilità e finanziari (occupazione suolo pubblico).
Cura le richieste di pubblicazione all'albo on line di avvisi di deposito di progetti e documenti di altre pubbliche Amministrazioni, la tenuta del materiale per la loro  consultazione e la presentazione di osservazioni, ove previsto. Rilascia attestazione di avvenuto deposito su richiesta.
Cura l'aggiornamento della Carta dei servizi dell'Urp e degli indicatori di qualità e realizza, con cadenza annuale, come previsto dalla Carta dei Servizi, l’indagine di soddisfacimento degli utenti (Customer Satisfaction).
Svolge attività di supporto e di segreteria dell’ufficio del Difensore civico Territoriale, e in particolare:
• gestione di istruttorie, su indicazione dello stesso Difensore;
• tenuta materiale dell'archivio delle pratiche con relativi fascicoli cartacei, e inserimento delle pratiche nel programma di gestione informatico del Difensore, con relativo aggiornamento;
• cura delle relazioni con i cittadini e con gli uffici coinvolti nelle pratiche;
• predisposizione e diffusione dei comunicati stampa;
• supporto al Difensore nella predisposizione della relazione annuale sull'attività svolta da presentare al Presidente della Provincia;
• coordinamento delle segreterie presso gli enti convenzionati per la Difesa Civica.