Regolamento per il funzionamento dell’Assemblea dei Sindaci

Regolamento per il funzionamento dell’Assemblea dei Sindaci

(Approvato con Delibera N. 8 di Registro per le Delibere Assemblea dei Sindaci del 29/12/2025)

Titolo I - ORGANIZZAZIONE DELL’ASSEMBLEA

Capo I - Disposizioni generali

Art. 1 - Oggetto del Regolamento

1. Il presente regolamento disciplina l’organizzazione e il funzionamento delle sedute

dell’Assemblea dei Sindaci nel rispetto della legge e dello statuto.

Art. 2 - Sede delle adunanze

1. Le sedute dell’Assemblea si tengono, di norma, nella apposita sala consiliare del Palazzo della

Provincia. In casi particolari, motivatamente indicati nella convocazione, l’Assemblea potrà riunirsi

anche in altra sede.

2. Sono consentite, previa richiesta di autorizzazione al Presidente della Provincia, le riprese

televisive e radiofoniche dei lavori dell’Assemblea.

Capo II – Presidente e Sindaci

Art. 3 – Organizzazione, doveri e responsabilità

1. Presidente dell’Assemblea dei Sindaci è il Presidente della Provincia, e in caso di assenza o

impedimento l’Assemblea è presieduta dal Vice Presidente della Provincia, se sindaco, e in

subordine dal Sindaco più anziano di età.

2. I Sindaci sono tenuti a partecipare alle sedute dell’Assemblea. In caso di assenza devono

giustificarsi inviando comunicazione al Presidente della Provincia che, all’inizio della seduta, darà

atto delle giustificazioni presentate.

3. In materia di conflitto di interessi, si applicano le disposizioni del DLGS 267/2000 e di ogni altra

norma applicabile agli amministratori di enti locali.

4. Nel caso di cui al comma precedente, i Sindaci che dichiarano di non partecipare alla votazione,

escono dall’aula e quindi non concorrono a formare il numero legale.

Titolo II - DISCIPLINA DELLE SEDUTE

Capo I - Convocazione dell’Assemblea

Art. 4 - Sedute

1. Le sedute dell’Assemblea sono pubbliche , salvo quanto previsto all’articolo successivo.

2. Alla seduta possono partecipare come uditori, o come relatori su invito del Presidente, senza

diritto di voto, i Consiglieri provinciali che non ricoprano la carica di Sindaco.

3. Il pubblico presenzia alle sedute, nell’apposito spazio ad esso riservato, tenendo un

comportamento corretto e astenendosi dal manifestare assenso e dissenso, sia verso le opinioni

espresse dai componenti l’Assemblea, sia verso le decisioni adottate dall’Assemblea.

4. Il Presidente, cui spetta per legge il potere di mantenere l’ordine nelle sedute, può ordinare

l'allontanamento dei disturbatori e/o lo sgombero della sala.

5. Per motivi di ordine pubblico, o qualora non sia possibile assicurare la regolarità delle discussioni

e delle deliberazioni, il Presidente può disporre la prosecuzione della seduta a porte chiuse, fino a

quando ciò si rendesse necessario, oppure può sospendere o sciogliere l'adunanza. Dello

scioglimento viene redatto processo verbale da trasmettere al Prefetto.

6. In caso di estrema necessità il Presidente della Provincia dispone l’intervento della forza pubblica.

Art. 5 - Numero legale e quorum deliberativo

1. Come previsto dallo statuto, per poter validamente deliberare devono essere presenti in aula i

rappresentanti di almeno un terzo dei Comuni della Provincia , che rappresentino la maggioranza

della popolazione complessivamente residente nella Provincia.

2. Gli atti sono validamente approvati a maggioranza assoluta dei componenti assegnati, salvo gli atti

per i quali la legge o lo Statuto richiedano espressamente maggioranze diverse.

Art. 6 - Sedute segrete

1. Le sedute sono segrete quando ciò sia necessario per la tutela della riservatezza. E’ il Presidente a

disporre motivatamente che la seduta sia svolta in modo segreto, direttamente nella convocazione

oppure nel corso di seduta.

Art. 7 - Sedute aperte e congiunte

1. L’Assemblea è convocata in seduta aperta per la rilevanza pubblica dei temi trattati.

2. In tal caso il Presidente può convocare la seduta nella sua sede abituale o in altro luogo del

territorio provinciale. A tali adunanze possono essere invitati eletti e amministratori locali, regionali,

nazionali ed europei, rappresentanti di persone giuridiche e organizzazioni, singole persone fisiche.

In tali adunanze è il Presidente a disciplinare lo svolgimento dei lavori, attraverso la individuazione

delle persone ammesse alla discussione e l’assegnazione del tempo per gli interventi.

3. L’Assemblea, inoltre, può essere convocata, congiuntamente ad altre Assemblee di Sindaci,

quando sussistono particolari motivi di opportunità. Le modalità di organizzazione della seduta e di

svolgimento della discussione sono rimesse al Presidente. In ogni caso ciascuna Assemblea vota

separatamente.

Art. 7 bis – Convocazione

1. Le sedute sono convocate con invio ai Sindaci dell'avviso di convocazione. L'avviso, firmato

dal Presidente, riporta l'ordine del giorno, la data, l'orario e il luogo di svolgimento della

seduta. L'avviso viene inviato alla PEC del Comune di appartenenza di ogni Sindaco, almeno 5

giorni prima della seduta. In caso di urgenza, che viene esplicitata al momento della

convocazione, le sedute possono essere convocate con un preavviso di almeno 24 ore. Lo spesso

procedimento si applica anche per l'integrazione dell'ordine del giorno.

Art. 8 - Videoregistrazioni delle sedute e trasmissione in diretta streaming. Protezione dei dati

personali

1. Su disposizione del Presidente, le sedute sono riprese e trasmesse via internet in diretta o in modo

differito, a cura degli uffici della Provincia.

2. Le riprese in corso di seduta possono riguardare esclusivamente i componenti, i dipendenti

dell’Ente che svolgono funzioni specifiche nell’ambito della seduta e gli altri soggetti (come i

componenti di organismi dell’Ente stesso) che partecipano alle sedute.

3. Ai Sindaci, al personale dipendente, al pubblico ed in generale a quanti siano presenti in occasione

dello svolgimento delle sedute è data informativa in ordine alle riprese a mezzo di idonea nota

predisposta dai competenti Uffici ai sensi della normativa in tema di tutela dei dati personali di cui

sarà data adeguata informativa.

4. Al fine di limitare la ripresa dei soggetti sopra indicati presenti in aula consiliare, le telecamere per

la ripresa delle sedute consiliari sono orientate, per quanto possibile, in modo tale da non inquadrare

il pubblico eventualmente presente in sala né altri soggetti.

5. Al Presidente è comunque riservata la possibilità di interrompere l’audio e/o oscurare il video ove

si rendesse necessario a tutela della privacy.

6. Le registrazioni, non sostituendo il verbale di seduta, possono non essere conservate.

Capo II - Ordine del giorno e documentazione

Art. 9 - Ordine del Giorno

1. L’elenco degli argomenti da trattare in ciascuna seduta ne costituisce l’ordine del giorno, che

viene inserito o allegato all’avviso di convocazione, del quale è parte integrante.

2. Spetta al Presidente della Provincia formulare l’ordine del giorno, rettificarlo o integrarlo.

Art. 10 - Pubblicazione e diffusione dell’Ordine del Giorno

1. Gli ordini del giorno delle sedute sono pubblicati all’albo e sul sito istituzionale della Provincia.

2. In occasione di sedute, durante le quali verranno trattati argomenti di particolare interesse per la

comunità provinciale, il Presidente può disporre la pubblicazione di manifesti e/o l’utilizzo di altre

forme di comunicazione per rendere noti il giorno e l’ora di convocazione della seduta e gli

argomenti in questione.

Art. 11 – Deposito della documentazione

1. I fascicoli con gli atti e la documentazione concernenti gli argomenti iscritti all’ordine del giorno,

nonché le relative proposte di deliberazione munite dei previsti pareri di cui all’art. 49 del D. Lgs. n.

267/2000, devono essere depositati presso la Segreteria Generale nello stesso giorno di

convocazione. Per rendere più agevole la conoscenza, senza che ciò incida sulla correttezza del

deposito, gli atti sono inviati ai Sindaci via posta elettronica o caricati nel programma di gestione

degli atti dando accesso ai Sindaci.

2. Nel caso di parere sugli schemi di bilancio, si considera assolto l’onere di deposito della

documentazione inviando i documenti che saranno sottoposti ad approvazione preliminare del

Consiglio provinciale, prima del parere dell’Assemblea dei Sindaci. Se il Consiglio provinciale

approva emendamenti, questi possono essere comunicati ai Sindaci nel corso di seduta

dell’Assemblea.

3. I Sindaci hanno diritto di prendere visione, durante le ore d’ufficio, di tutti gli atti inseriti

all’ordine del giorno, nonché di tutti i documenti necessari, affinché l’argomento possa essere

compiutamente esaminato.

Capo III - Organizzazione delle sedute

Art. 12 - Validità delle sedute

1. Aperta la seduta, il Presidente cede la parola al Segretario Generale per l’appello nominale dei

presenti ai fini della verifica del numero legale.

2. Per la verifica della regolare costituzione dell’Assemblea può essere richiesto ai partecipanti al

momento dell’appello nominale, di dichiarare nome e cognome indicando altresì la carica ricoperta

(Sindaco, Vicesindaco, Assessore o Consigliere) ed il Comune di appartenenza, nonché l’eventuale

delega a partecipare. Tale dichiarazione verrà ritenuta equivalente alla dichiarazione delle proprie

generalità resa a pubblico ufficiale.

3. Il Presidente nomina poi 3 scrutatori tra i componenti, che svolgeranno funzioni di supporto in sede

di votazione.

4. Il Presidente apre la discussione sul primo argomento all’ordine del giorno enunciandone l'oggetto e

lo illustra ovvero, qualora lo ritenga opportuno, cede a tal fine la parola ad un Consigliere o al

dirigente o funzionario competente. Per esigenze di ordine tecnico-giuridico il Presidente può invitare

il Segretario Generale, un Dirigente o Funzionario della Provincia, o un consulente, a relazionare in

merito alle proposte di deliberazione poste all'ordine del giorno.

Art. 13 - Norme per la discussione generale

1. Terminata l'illustrazione il Presidente dichiara aperto il dibattito dando la parola a quanti si siano

iscritti ad intervenire, secondo l'ordine di iscrizione.

2. Gli interventi devono riguardare unicamente le proposte e gli argomenti in discussione e non

possono superare i 5 (cinque) minuti. In caso contrario il Presidente richiama l’interveniente e, qualora

egli persista, gli toglie la parola.

3. Ciascun componente può intervenire non più di una volta sullo stesso argomento o su singole parti

di una proposta. Ha diritto tuttavia ad un ulteriore intervento non superiore ai 5 (cinque) minuti per

fatto personale, per richiamo al regolamento o all'ordine del giorno ovvero per replicare ad eventuali

chiarimenti forniti dal relatore. Il Presidente ed i Consiglieri provinciali possono intervenire in ogni

momento della discussione, comunque nel rispetto delle tempistiche assegnate.

4. Ogni componente può inoltre intervenire per dichiarazione di voto, per un tempo non superiore a 3

(tre) minuti.

5. I componenti hanno il diritto di esprimere apprezzamenti, critiche, rilievi e censure sugli argomenti

in discussione, nei limiti dell’educazione e del civile rispetto, escludendo qualsiasi riferimento alla

vita privata ed alle qualità personali dei soggetti eventualmente citati.

6. Al termine degli interventi iscritti se nessuno chiede ulteriormente la parola il Presidente chiude la

discussione e mette in votazione la proposta.

7. Controllato l'esito della votazione, il Presidente ne proclama l’esito.

Art. 14 – Emendamenti

1. I componenti possono presentare emendamenti alle proposte entro le 24 ore antecedenti alla seduta,

salvo oggettiva impossibilità a farlo in tale tempo. In quest’ultimo caso il Presidente ammette gli

emendamenti in corso di seduta.

2. Gli emendamenti sono corroborati dai pareri di regolarità tecnica e, se previsto, contabile, resi dai

dirigenti della Provincia. In caso di impossibilitò, i pareri sono resi dal Segretario generale nei limiti

delle sue competenze. Ove quindi non sia possibile acquisire i pareri, il Presidente dispone il rinvio

della seduta.

Art. 15 - Modalità di voto

1. L'espressione di voto è normalmente palese, e può svolgersi tramite utilizzo di sistemi elettronici,

per alzata di mano o per appello nominale, secondo quanto stabilito dal Presidente in relazione ad ogni

singola votazione, fatto salvo quanto stabilito al successivo comma 3.

2. Nel caso di appello nominale il Presidente interpella nominativamente i partecipanti, che

rispondono “sì” oppure “no” oppure dichiarano di astenersi, dopo che è stato chiarito il significato del

“sì” e del “no”.

3. Quando la legge prescrive di procedere a votazione segreta oppure quando la votazione riguarda

persone fisiche, essa viene effettuata a mezzo di schede che garantiscano l’anonimato e l’eventuale

ponderazione del voto. Salvo diversa previsione di legge, la votazione segreta può essere svolta in

forma palese su proposta del Presidente e in assenza di opposizione da parte dei componenti.

4. Le schede debbono essere in bianco, con dicitura a stampa o timbro della Provincia, prive di

piegature, abrasioni ed altri elementi che possano costituire segno di riconoscimento.

5. La votazione per scrutinio segreto si effettua per mezzo di schede o mediante dispositivi informatici

che garantiscono l’anonimato del voto espresso.

6. Le schede contestate o annullate sono vidimate dal Presidente, da almeno uno degli scrutatori e dal

Segretario Generale e vengono conservate in busta sigillata nel fascicolo del provvedimento al quale si

riferiscono

7. In caso di irregolarità, il Presidente annulla la votazione e ne dispone la ripetizione.

8. Alla fine della votazione il Presidente proclama il relativo risultato.

Art. 16 - Divieto di interventi durante la votazione

1. Iniziata la votazione, non è più consentito alcun intervento, salvo brevi richiami da parte del

Presidente alle disposizioni del tegolamento, relativi alle modalità della votazione in corso.

Art. 17 - Divieto di deliberare su argomenti estranei all'ordine del giorno

1. L’Assemblea non può discutere né deliberare su argomenti che non siano iscritti all'ordine del

giorno della seduta, salvo che siano presenti tutti i componenti e nessuno si opponga.

Art. 18 - Segretario delle sedute

1. Le funzioni di segretario del Consiglio sono svolte dal Segretario Generale della Provincia,

titolare, reggente o supplente, che, in caso di assenza o impedimento, viene sostituito dal Vice

Segretario.

2. Nel corso della seduta, in caso di assenza temporanea o impedimento del Segretario Generale o di

chi lo sostituisce, funge da segretario il Sindaco più anziano d’età.

3. Il Segretario Generale, anche attraverso l’ausilio di sistemi di rilevazione elettronica, tiene nota dei

Sindaci presenti, degli assenti e di coloro che eventualmente hanno giustificato l'assenza.

4. Il Segretario Generale svolge funzioni consultive, referenti e di assistenza giuridico- amministrativa

alle sedute, nonché verifica e accerta, con il Presidente e gli scrutatori, gli esiti delle votazioni e cura

la verbalizzazione delle sedute.

Art. 19 - Verbali delle sedute

1. Il processo verbale della seduta è costituito dalla registrazione digitale dei singoli interventi,

riportati integralmente.

2. Per ogni punto iscritto all’ordine del giorno è redatta la relativa deliberazione nella forma di

documento informatico, attraverso l’applicativo in uso nell’ente, cui sono allegati tutti i documenti

informatici firmati digitalmente, quali la proposta ed i suoi allegati, i pareri, il file dell’audio

integrale della relativa discussione.

3. L’originale di ciascuna deliberazione è costituito dal documento informatico sottoscritto

digitalmente dal Presidente e dal Segretario Generale.

4. In caso di malfunzionamento dei sistemi informatici, il verbale può essere la trascrizione, anche

sintetica, dei lavori dell’Assemblea e le delibere sono redatte in modalità cartacea.

Titolo IV - DISCIPLINA DELLE SEDUTE IN VIDEO CONFERENZA

Art. 20 - Disposizioni introduttive

1. Le disposizioni del presente Titolo disciplinano lo svolgimento delle sedute che si tengono

mediante videoconferenza .

2. In sede di convocazione, il Presidente specifica se la seduta si svolge in presenza,

integralmente in videoconferenza o in modalità mista e, in questi ultimi due casi, la convocazione

riporta il link di accesso alla videoconferenza e gli eventuali requisiti tecnici. Nella scelta, il

Presidente valuta come facilitare la massima partecipazione dei componenti.

3. La partecipazione in videoconferenza è estesa anche ai partecipanti non componenti

dell’Assemblea.

4. Per seduta integralmente in videoconferenza si intende quella nella quale non è possibile la

partecipazione in presenza, per seduta in modalità mista si intende quella in cui i componenti possono

scegliere se partecipare in presenza o in videoconferenza.

Art. 21 - Requisiti tecnici

1. La piattaforma telematica utilizzata deve garantire il rispetto delle seguenti condizioni:

a) la verifica della identità dei soggetti che intervengono in videoconferenza;

b) la possibilità a tutti i componenti dell’organo collegiale di partecipare alla discussione e alla

votazione su ogni argomento;

c) la reciproca percezione audiovisiva degli interventi e dichiarazioni da parte di tutti i

componenti, in modo da consentire un collegamento simultaneo su un piano di parità del dibattito;

d) la possibilità, se necessario, di visionare e condividere tra i partecipanti la documentazione

relativa agli argomenti in discussione;

e) la constatazione e proclamazione dei risultati della votazione, comunque delle posizioni

assunte dai singoli consiglieri;

f) la garanzia della segretezza delle sedute ove necessario;

g) la tracciabilità mediante verbalizzazione delle riunioni, acquisizione e conservazione dei file

dei lavori.

2. La piattaforma deve garantire che il Segretario Generale abbia sempre la completa visione e

percezione dell’andamento della seduta, soprattutto nelle fasi antecedenti ed immediatamente

successive alla votazione, anche con riguardo ad eventuali questioni incidentali.

Art. 22 - Partecipazione alle sedute

1. Chi partecipa in videoconferenza deve assicurare che il suo impegno sia dedicato

esclusivamente alla seduta e che avvenga con modalità consone al ruolo istituzionale.

2. È consentito collegarsi da qualsiasi luogo che consenta il rispetto delle disposizioni

contenute nel presente titolo, fatto salvo quanto indicato nel primo periodo .

3. Chi partecipa in videoconferenza è responsabile dell’utilizzo non corretto, anche da parte

di terzi, del proprio account di accesso al sistema di audio- videoconferenza (piattaforma) e

dell’utilizzo improprio del microfono, della telecamera e di ogni altro dispositivo di connessione

telematica impiegato.

4. All’inizio della seduta è accertata da parte del Segretario Generale, mediante riscontro a

video ed appello nominale, l’identità dei componenti e la presenza del numero legale. I partecipanti,

pertanto, dovranno rispondere all’appello per chiamata nominale attivando videocamera e microfono

per consentire la propria identificazione.

5. Tale modalità di identificazione potrà essere ripetuta ogni qualvolta se ne ravvisi l’esigenza,

compresa la richiesta di verifica del numero legale durante la seduta.

6. Il componente può assentarsi temporaneamente dalla seduta, pur rimanendo collegato,

comunicando espressamente tale volontà.

Art. 23 - Svolgimento delle sedute

1. Le sedute in videoconferenza si intendono svolte nella sede istituzionale della Provincia.

2. Il Presidente assume le determinazioni necessarie per i casi di insorgenza di problematiche

anche di natura tecnica relative al collegamento in videoconferenza. Dette situazioni possono

riguardare, a titolo non esaustivo:

a) problemi tecnici che rendono impossibile il collegamento all’inizio della seduta o durante il

suo svolgimento. Il Presidente può dare corso ugualmente all’assemblea se il numero legale è

garantito, considerando assente giustificato il componente che sia impossibilitato a collegarsi in

teleconferenza; in alternativa può disporre una sospensione dei lavori fino a 20 minuti per consentire

la effettiva partecipazione del Sindaco impossibilitato per motivi tecnici;

b) il venir meno nel corso della seduta, anche a seguito di verifica del numero legale, del

numero di presenti idonei a rendere valida l’adunanza. In questo caso la seduta è dichiarata deserta

per gli argomenti a quel momento rimasti da trattare per i quali si procede, in altra seduta. Il

Presidente può comunque disporre una sospensione dei lavori per un tempo limitato di massimo 20

minuti, per consentire il rientro degli assenti; trascorso il tempo suddetto si procede alla verifica del

numero legale ai fini della continuazione o meno dei lavori.

Art. 24 - Regolazione degli interventi

1. I componenti ammessi intervengono previa ammissione del Presidente, attivando la propria

videocamera e/o il microfono .

2. Per garantire il regolare e corretto svolgimento della seduta e non provocare interferenze

nelle comunicazioni, il personale addetto alla gestione tecnica della seduta deve provvedere

immediatamente a disattivare i microfoni impropriamente attivati.

Art. 25 - Votazioni

1.Ultimato l’esame dell’argomento all’ordine del giorno, il Presidente pone in votazione lo

stesso.

2. Il voto è espresso:

a) per chiamata nominale da parte del Segretario Generale, attivando il Sindaco la videocamera

e il microfono ed esprimendo il proprio voto favorevole, contrario o di astensione;

b) avvalendosi delle modalità previste dalla piattaforma prescelta, che deve comunque

consentire l’accertamento della identità dei Sindaci votanti e l’espressione del voto.

3. Se durante una votazione si manifestano problemi di connessione e non è possibile

ripristinare il collegamento video in tempi brevi, la seduta viene sospesa per un tempo stabilito dal

Presidente. Alla scadenza, in caso di impossibilità a ripristinare integralmente la connessione, il

Presidente può:

a) riaprire la votazione dopo avere ricalcolato il quorum di validità della seduta e della

conseguente votazione, fermo restando che i componenti collegati ma impossibiliti a partecipare

sono considerati assenti giustificati;

b) rimandare l’esito della votazione qualora la stessa possa alterare le posizioni assunte nella

seduta .

Art. 26 - Votazioni a scrutinio segreto

1. Ferma restando la regola della votazione in forma palese, per i casi in cui si debba procedere

a scrutinio segreto, la piattaforma deve garantire l’espressione del voto in forma tale da rendere non

riconducibile il voto al componente che lo ha espresso.

Art. 27 - Verbali

1.Il verbale delle adunanze dà atto della circostanza che la seduta è svolta integralmente in

videoconferenza, od in forma mista, e di coloro che vi partecipano in videoconferenza, in presenza

ovvero sono assenti.

2. La registrazione audio di ciascun provvedimento all’ordine del giorno è allegato al

provvedimento stesso.

Art. 28 - Norme di rinvio

1. Per quanto non espressamente disciplinato nel presente titolo, è fatto espresso rinvio alle

norme sulle sedute in presenza, in quanto compatibili.

Titolo V- DISPOSIZIONI FINALI

Art. 29 - Casi non disciplinati e rapporti con lo statuto

1. In assenza di una disciplina puntuale, si applica per analogia il regolamento di funzionamento del

Consiglio provinciale e le norme di legge relative ai Consiglieri provinciali e al Consiglio provinciale.

2. Se nel corso di una seduta si verificassero situazioni non disciplinate dalla legge, dallo statuto e dal

presente regolamento, la decisione in merito è rimessa al Presidente, che la adotta sentito il parere del

Segretario Generale.